Qu’est-ce que la GED ? 1


Aujourd’hui, de plus en plus d’entreprises ont besoin de faire de la GED, comprenez : Gestion Électronique des Documents.  La GED permet un gain de temps et d’argent énorme pour les organisations. Pour la partie visible de l’iceberg, vous indexez des documents, numérisez le papier et le supprimez. Il faut également mentionner le confort de travail pour les collaborateurs, une accélération sensible des délais de traitement côté service client, une meilleure traçabilité, etc. Si vous vous êtes déjà trouvé dans une situation où il vous était impossible de rassembler un dossier dans un délai raisonnable, alors lisez cet article.

Définir la GED

La Gestion Electronique de Documents ou EDM en anglais (Electronic Document Management) est un ensemble de logiciels et de techniques capables de gérer les différentes étapes du cycle de vie du document numérique.

En tant que technique

C’est l’ensemble des techniques utilisées dans cette approche de la gestion documentaire. On prend en considération la spécificité du document numérique et permet d’en gérer les différentes étapes du cycle de vie.

 

En tant qu’application logicielle

La GED est une brique centrale au sein du système d’information, elle se connecte aux applications métiers. La mise en place d’un système de gestion électronique documentaire répond au besoin de maîtriser et d’organiser la masse de documents qui circulent dans l’entreprise. Le but est de mettre en place des chaînes de dématérialisation complètes afin d’améliorer la productivité. Pour réussir un tel projet il importe de bien identifier les besoins de l’entreprise et de ses acteurs et de prendre en considération tous les aspects : le coût, le facteur humain et l’environnement technique du projet. L’étude des fonctionnalités des solutions de GED et l’analyse comparative de plusieurs solutions proposées par les éditeurs de logiciels constituent ensuite une étape indispensable à la réussite du projet.

Un système de GED permet donc à l’entreprise et à ses usagers de :

  • créer un document électronique
  • de scanner un document papier (avec reconnaissance des caractères -OCR)
  • le stocker, l’éditer, l’imprimer, le partager
  • le faire participer à un processus d’approbation ou de traitement (appelé Workflow),
  • le catégoriser ou l’indexer
  • gérer ses différentes versions
  • sécuriser ses données

Il est possible de gérer des documents dans des formats image, vidéo, et audio, aussi bien que textuels.

Elle permet de gérer des permissions entre les utilisateurs et de définir les partages (droits d’utilisation). De nombreuses fonctionnalités la rendent indispensable pour la productivité dans les organisations.

 

 

Cinq grandes étapes

On identifie cinq grandes étapes dans la mise en place de ces systèmes : l’acquisition, le classement, le stockage, la préservation et la diffusion des fichiers / ou documents (images, vidéos, plans etc.).

1 – L’acquisition des documents

Pour le papier, les scanners utilisent des technique d’OCR (reconnaissance optique des caractères), dont il est possible d’extraire des informations et les retranscrire en texte numérique. L’acquisition des fichiers électroniques (bureautique, ou d’autres documents spécifiques à des logiciels de dessin par exemple) sont collectés. A ce stade, il est intéressant de schématiser une chaine de validation qui soit ajoute des tags pour faciliter l’indexation ultérieure du document ou le conditionner dans une chaîne de validation. Ce workflow pourra également définir les droits d’accès et la version du fichier.

 

2 – Le classement des documents

Le classement, ou l’indexation constitue la description du document et de son contenu et permet de faciliter sa recherche ou son affichage. Quelques types d’indexation :

L’indexation par métadonnées (type, auteur, titre, source, date, etc.) ou par mots-clefs dont le vocabulaire est standardisé via un thésaurus. Elle permet l’utilisation de ces métadonnées par le plus grand nombre d’outils de recherche, notamment des moteurs de recherche plein texte intégrés au système.

 

3 – Le stockage des documents

Le support de stockage doit être adapté le mieux possible avec le volume des documents (d’où l’intérêt de faire un état des lieux volumétrique), la fréquence de consultation de façon à optimiser la rapidité d’affichage des documents. L’organisation du stockage pourra être hiérarchisée (archives, contenus chauds, contenus froids, type, état, etc.)

 

4 – La préservation des documents

La durée de conservation doit aussi être considérée afin de permettre une épuration périodique du système, en vue de faciliter le stockage et d’alimenter les archives.

 

5 – La diffusion des documents

La diffusion des documents peut se faire via l’internet (un site d’entreprise, un blog) ou l’intranet.

 

Choisir sa GED

Il y a pléthore de solutions sur le marché. Qu’on les appelle GED ou ECM, elles seront parfois référencées sous CSM pour content management System… Pour s’y retrouver, allez faire un tour sur le site de Lecko qui a analysé les blockbusters selon des modèles d’usages.Parmi les critères les plus importants pour sélectionner votre logiciel :

  • Le classement des connaissances

Le système est évalué sur sa capacité à mettre en forme des référentiels documentaires, à taguer les fichiers (métadonnées, mots-clefs), gérer les workflows et les différentes versions.

  •  L’intégration au système d’information

C’est la capacité de l’outil à s’intégrer à un système d’information existant, également appelé interopérabilité. Cela permet de réunir des parties développées de façon séparées (ou dans des logiciels différents) au sein d’un même système. C’est un avantage pour les utilisateurs qui n’ont qu’à se connecter qu’une seule fois pour avoir accès à des ressources hébergées sur différentes bases de données ou différents logiciels.

  • L’accès à l’information / la recherche d’information

Ces informations sont par exemple accessibles pour l’utilisateur, au travers d’un fil d’actualités, d’un bureau virtuel, d’un référentiel d’espaces thématiques et d’un moteur de recherche. Cette famille comprend également les options de paramétrage disponibles pour le moteur de recherche et les alertes.

 

Conclusion

Dans un contexte professionnel où l’on est confronté aux « big data », où l’on veut s’affranchir du papier et travailler simultanément sur des documents, les systèmes de gestion de l’information permettent de préserver son capital numérique et de mieux l’exploiter. Bien que la gestion électronique des documents soit coûteuse, elle permet de gagner un temps énorme. Au sein d’une organisation, le choix de gérer ses documents ou pas peut relever d’une stratégie d’entreprise. La solution retenue sera un support aux collaborateur et comme tout changement induit de la résistance, il ne faudra pas se passer d’un accompagnement en gestion du changement auprès des équipes.

Voilà, j’espère que ce débroussaillage du monde de la GED vous permet d’y voir un peu plus clair. Si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à commenter, nous y réfléchirons ensemble.

 

Sources : Observatoire des TIC, Prestataires.com, Cours du Master 2 Gestion des connaissances, Journal du Net, Lecko, Wikipédia : GED, intégration de sytèmes.


A propos Elsa

Professionnelle de l’information communication spécialisée dans la gestion des connaissances. J’apporte un ensemble de techniques, de méthodes et d’outils visant à améliorer l’efficacité informationnelle de l’entreprise, la gestion du changement et donc l’efficacité au travail. Je concentre mes actions autour de la collaboration pour dynamiser l’organisation apprenante.


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