Étude d’outil collaboratif : Trello 6


Trello est un outil collaboratif en ligne utilisé dans la de gestion de projets. Son éditeur est Fog Creek Software. Ce SaaS s’organise en tableaux de bord qui contiennent des listes et des cartes. Un autre article traitant des fonctionnalités avancées de la plateforme est disponible ici depuis Avril 2016.

 

En gros, c’est un grand tableau modulaire qui permet de créer ses propres colonnes (les listes) dans lesquelles on colle des post-it (les cartes).

En septembre 2014, Trello célébrait ses 5 millions d’utilisateurs alors que l’outil n’en comptait qu’un million en 2012… Son interopérabilité sur Androïd, Apple, 5 navigateurs, Kindle et Windows 8 sont peut-être une des raisons de son succès. Vous n’avez pas encore utilisé Trello ? Voici un guide pou bien débuter et un tableau en cadeau.

débuter avec trello

Voici le tableau de bord ouvert par défaut lorsque vous créez un compte en ligne avec Trello


Contexte d’utilisation

Le principe de Trello est d’organiser les tâches en colonnes. Vous choisissez vous-même le titre de la colonne, en fonction du sujet : création de site web, gestion d’un projet évènementiel, travail d’édition à plusieurs…

Etape 1 –  Créer un nouveau tableau

Cliquez sur « New board », puis saisissez le titre de votre projet. Il n’y a pas de limite dans le nombre de tableaux que vous pouvez créer. Pour passer d’un tableau à l’autre, cliquez sur le bouton » Boards », tout en haut à gauche.

Etape 2 – Créer des listes

Une fois votre tableau créé, il faut le remplir en créant les listes (qui s’articulent en colonnes).

Par exemple, si vous organisez un mariage, vous pourrez créer les listes suivantes :

  • Liste d’invités
  • choix de traiteurs
  • contact fournisseurs
  • programme de la journée
  • textes pour la cérémonie

Si vous montez un dossier à plusieurs, vous aurez les listes :

  • contacts
  • objectifs
  • sitographie
  • plan
  • articles à lire

Pour une gestion quotidienne (tâches, sport) qui permet de visualiser son organisation personnelle

  • A faire
  • En cours
  • janvier / février / mars ou au trimestre
  • Terminés
  • Indicateurs de performance
Etape 3 – Créez les cartes

Une fois vos listes créées en colonnes, vous les remplissez de vos cartes, ou post-it. Les ressources en ligne de Trello vous donnent des exemples d’utilisation. Pour des exemples, référez-vous à la partie Tests, ci-dessous.

Etape 4 – Décorez (ou pas)

Améliorez l’expérience utilisateur en intégrant des images en tête de liste, de façon à mieux repérer vos contenus.

 

Cibles

En premier lieu, bien sûr on pense aux auto-entrepreneurs, il offre l’avantage de faire travailler des personnes qui sont distantes et ses options de date butoir permettent le suivi des tâches.

Il peut également être utilisé en entreprise si votre politique de confidentialité le permet. Il rend facile la compilation de liens vers Dropbox, Google Drive ou autres dossiers hébergés dans un cloud.

Pour les particuliers, il est davantage utilisé pour de la gestion de projets à plusieurs, telle la coordination d’un évènement ou en individuel pour un suivi des tâches. L’article de Marco Bertolini propose d’utiliser la méthode Kanban dans un Trello façonné pour des étudiants.

 

Tests

J’ai d’abord utilisé Trello pour mes projets de site web. Cet outil est très pratique pour voir le projet dans sa globalité et suivre son avancement. Je m’en sers pour organiser le référencement comme un pense-bête de mots-clefs, partenariats etc.

A force de l’utiliser, j’ai dérivé ses usages jusqu’à en faire un outil de gestion de projets évènementiel, tel ce tableau de projet évènementiel déjà monté, je vous l’offre, n’hésitez pas à le copier et l’adapter.

 

Parmi les fonctions utiles à connaître

  • Créer une liste à cocher dans une carte.
  • Utilisez des libellés de couleur (labels) pour faire ressortir vos cartes, indiquer un état d’avancement
  • Il gère les notifications individuelles, c’est-à-dire qu’un membre reçoit une notification à chaque fois qu’un évènement intervient sur une tâche qui lui est affectée.
  • Taguer les couleurs (labels) par des mots-clefs (ci-dessous, nous taguons le label rouge avec le mot-clef « Fait », nous pourrons ensuite faire une recherche par items « Faits »)
Dans la carte, cliquez sur "Labels" pour renseigner un mot-clefs à une couleur spécifique. Crédit : Elsa Heneman

Dans la carte, cliquez sur « Labels » pour renseigner un mot-clefs à une couleur spécifique. Crédit : Elsa Heneman

 

  • Recherchez les cartes en fonction de leur mot-clef en saisissant leur nom précédé du signe dièse, comme un hashtag. Dans notre exemple, tapez simplement #fait dans la barre de recherche du tableau pour ne faire apparaître que les cartes rouges.
La barre de recherche en haut à gauche permet de saisir le mot-clef utilisé pour le label de couleur. Crédits : Elsa Heneman

La barre de recherche en haut à gauche permet de saisir le mot-clef utilisé pour le label de couleur. Crédit : Elsa Heneman

  • Insérez une date à la carte que vous avez créée
  • Ajoutez une pièce jointe à votre carte (moins de 250 Mo)

Les permissions de partage du tableau

  • lien public : le tableau est accessible par tous, référencé sur Google, mais modifiable uniquement par les membres invités.
  • lien restreint (organization) : le tableau n’est accessible et modifiable que par membres invités par l’organisation.
  • lien privé : le tableau n’est accessible que par les membres invités par le propriétaire et ils ne peuvent pas le partager.

 

Avantages

Ce que j’aime dans cet outil gratuit, c’est qu’il est très flexible dans son utilisation. A nous à l’adapter à nos usages, de la liste individuelle au partage de tâches en équipe.

Il n’impose pas de méthode de suivi, à vous d’indiquer vos dates butoirs ou un code couleur pour montrer la complétion d’une carte.

La connexion simultanée des membres du tableau, permet de travailler de façon synchrone.

Les petits plus organisationnels

  • Le glissez-déposer d’une carte à travers les listes, comme le montre l’image ci-dessous.
outil collaboratif trello

Un tableau de bord et le déplacement d’une carte (post-it) à travers une liste (colonne)

  • Des extensions Chrome et Firefox qui vous permettent d’ajouter une carte en un clic, d’être notifié instantanément ou de comptabiliser le temps de travail passé sur une carte
  • Publier des cartes directement sur le tableau de votre choix en envoyant un email.
  • Assigner les tâches à d’autres membres et leur mettre une date butoir pour compléter leur carte ou leur liste.
  • Visualisez votre tableau sous forme d’un calendrier. Si vous avez indiqué des dates butoir à vos carte, vous pouvez revoir toutes vos cartes par mois ou par semaines. Il faut activer cette fonction en passant par le menu > Power-Ups > Calendar. Notez que vous pouvez même exporter ce calendrier au format ical.
calendrier Trello outil collaboratif

Le calendrier d’un tableau de bord, vue mensuelle

 

Inconvénients

Le logiciel est vraiment très flexible, ce qui rend la phase d’apprentissage significative. Malgré cette flexibilité dans un tableau, l’outil manque d’options au niveau du compte administrateur. En effet, dès que l’on a plusieurs tableaux, il devient fastidieux de passer de l’un à l’autre.

tableau de bord Trello

Ce raccourci permet d’accéder à tous les tableaux auxquels on est abonné ou propriétaire.

 

Le menu de gauche prévu à cet effet (Boards) propose un classement des tableaux auxquels on contribue. Vous trouvez : les tableaux favoris (starred), les tableaux récents, les tableaux que j’administre (my boards) et les tableaux d’un groupe (organization).

On aimerait pouvoir configurer cet affichage, pour éviter la surcharge d’information (je ne vois pas l’intérêt d’avoir les tableaux récents si je peux indiquer mes favoris par une étoile).

De plus, même si on peut faire des recherches type hashtag sur les mots-clefs de son tableau, on ne peut pas faire une recherche au niveau du compte propriétaire. La fenêtre de recherche n’est qu’un filtre qui ne trouve que des noms de tableaux mais pas les mots contenus.

Un autre écueil est l’absence de visualisation de l’état d’avancement sur l’ensemble des projets, à la Gantt, lorsqu’on utilise les dates. Pour rendre cela possible, il faudrait que les cartes permettent d’indiquer une date de début et une date de fin.

C’est pour cette raison que j’utilise les codes couleurs : rouge pour une tâche non commencée, orange pour une tâche en cours et vert pour une tâche complétée.

Conclusion

Tout le monde ne va pas administrer un tableaux de bord sur Trello du jour au lendemain sans avoir quelques bases en TIC. En revanche, la consultation est facile, la gestion des accès est simple et les contributions (ajouter une carte, cocher une liste ou commenter une carte) s’apprennent vite. Cet outil est une perle si l’on considère toutes les fonctions qu’il offre gratuitement.

 


A propos Elsa

Professionnelle de l’information communication spécialisée dans la gestion des connaissances. J’apporte un ensemble de techniques, de méthodes et d’outils visant à améliorer l’efficacité informationnelle de l’entreprise, la gestion du changement et donc l’efficacité au travail. Je concentre mes actions autour de la collaboration pour dynamiser l’organisation apprenante.


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