Les 10 commandements du Cloud 8


Le Cloud, également appelé l’informatique dans le nuage permet de stocker les données numériques sur un serveur distant en utilisant le réseau internet pour le transport. Nous l’aimons pour sa politique 0 papier, l’accès des données en mode nomade et les possibilités de partage.  Mais qu’en est-il des bonnes pratiques ? Passons en revue l’utilisation de vos données personnelles dans le Cloud en 10 points faciles à retenir.

 

logos clouds

1 – Un cloud adapté à tes besoin, tu choisiras

Si votre besoin est de garder des photos numériques, choisissez un service proposant une grosse capacité de stockage. L’idéal étant une plateforme qui saura gérer les tags et qui vous permette de voir des vignettes de vos photos (FlickGoogle+ en modes public ou privés).

Si vous avez essentiellement besoin de stocker vos documents à des fins d’archivage, Dropbox ou Box offrent une bonne compatibilité avec d’autres plateformes. Si vous avez des fichiers qui nécessitent un logiciel spécifique pour les ouvrir, cette solution permet de prévisualiser la plupart des formats de fichiers en ligne, comme un pdf et sans le logiciel spécifique.

Si vous souhaitez accéder à vos documents et les modifier en ligne (type tableur, traitement de texte ou présentation) adressez-vous à Zoho, Google drive ou One Drive.

Toutes ces solutions permettent également de partager des dossiers en ligne via une url de partage. La plupart offrent des accès gratuits entre 2 Go et 5 Go. Pour un gros volume, privilégiez une solution comme le Cloud d’Orange  si vous êtes clients (50 Go de stockage) ou Hubic (25 Go).

2 – La sécurité de tes données, tu évalueras

sécurité des données cloud

Adapté de CDWaldi « Macro shot of a combination lock » Freeimages

S’il s’agit de stocker vos courriers administratifs ou le budget de la famille et 3 photos de vacances, les solutions mentionnées plus haut conviennent. S’il s’agit de vos comptes en Suisse ou de données que vous considérez confidentielles, choisissez Spideroak, qui crypte vos données au moment de l’envoi et serait, selon Edward Snowden la solution Cloud la plus respectueuse de la vie privée. Ce service propose que seul l’utilisateur puisse accéder à son stock d’informations en utilisant son mot de passe, qui n’est pas stocké par Spideroak.

 

 

3 – Les photos de toi nu, tu éviteras

COMDIGITALE | Agence web Dijon

Credit photo : Doc – Various Cloud formations – freeimages.com

 

Les récents déboires de certaines stars s’étant fait pirater leur Cloud nous rappellent que l’accès aux données numériques est potentiellement accessible à tout hacker de génie spécialisé dans la sécurité des données. Aux U.S. le piratage de données est tout de même passible d’un minimum de 10 ans de prison pour violation de la vie privée.

Pour votre présence en ligne, partez du principe que si vous seriez mal à l’aise de justifier un document en public, il ne faut pas le mettre sur internet, sous quelque forme que ce soit.

 

 

 

4 – L’information, tu ne dupliqueras pas

L’efficacité d’un outil comme le cloud est de permettre le versionning (les différentes versions d’un document) ainsi que l’accès aux révisions successives d’un document.

Pour les solutions qui intègrent un éditeur telles que Google Docs et One Drive, sachez qu’ils conservent tous les différentes versions. Inutile donc de stocker la V1, V2 ou version finale d’un document.

Quand vous, ou une autre personne, apportez des modifications à un document, les marques de révision de chaque utilisateur ayant modifié une cellule d’un tableau ou une partie d’un texte sont identifiés par une couleur. Il va également être possible d’afficher, restaurer ou télécharger les versions précédentes.

Pour les services de stockage et d’archivage en ligne, vérifiez leur politique de versioning : Dropbox s’arrête à 30 jours, Spideroak archivera tout jusqu’à ce que vous lui disiez de ne plus le faire.

 

5 – Ta responsabilité carbone, tu prendras

Site web community management dijon beaune

Crédit photo : Suada Photo Love is everywhere around us from freeimages.com

Stocker oui, mais quoi ? Tout garder augmente les besoins de stockage dans le cloud. Les photos numériques sont souvent prises en rafales et sur 10, on n’en retient qu’une ou 2 de bonnes. Les serveurs marchent à l’électricité et il faut aussi de l’électricité pour maintenir une température constante. Plus nos besoins de stockage augmentent, plus il faut d’espace sur les serveurs d’hébergement.

Les fermes solaires d’icloud,  une solution ? Pour certains, c’est une fausse bonne idée compte tenu que les panneaux renvoient les rayons solaires et contribuent au réchauffement de l’atmosphère, là où les arbres auraient absorbés la chaleur.

6 – L’application desktop, tu installeras

Une application « desktop » permet de travailler sur son propre ordinateur tout en synchronisant automatiquement l’arborescence des dossiers et les fichiers dans la solution Cloud. L’avantage est que vous pouvez travaillez sur vos documents hors connexion et que ceux-ci se mettent à jour une fois que vous êtes connecté. Les documents de votre ordinateur sont ensuite accessibles de partout via votre compte Cloud.

Dans l’image ci-dessous, on voit la version desktop des clouds suivants : Google Drive, Dropbox, iCloud et OneDrive. D’autres services proposent cette fonctionnalité, tels que Wuala, Dropbox, SpiderOak. Avec en prime, la possibilité de synchroniser plusieurs ordinateurs dans le même Cloud.cloud application desktop

7 – Une sauvegarde de ton Cloud, tu possèderas

Ma grand-mère disait qu’il ne faut pas mettre tous ses oeufs dans le même panier. En cas de coupure internet, d’électricité ou de panne de votre service Cloud, assurez-vous d’avoir une copie de sauvegarde de vos données. En plus de l’application desktop qui réplique vos données Cloud sur votre ordinateur, faites une sauvegarde régulière de votre Cloud dans un disque dur externe.

8 – Ton pays d’hébergement tu choisiras

Depuis Snowden, vous n’êtes pas sans savoir que les échanges de données (sms, téléphone, informatiques) peuvent être interceptées au nom de la sécurité et de la surveillance d’un pays. La plupart des services Cloud stockent donc nos données dans des datacenter américains. Depuis le Patriot Act, le FBI a le droit de consulter vos informations sans vous prévenir et ceci est valable pour toute société française qui aurait sa maison-mère aux USA. En Europe, le respect de la vie privée serait un peu mieux protégée, mais ce qu’il y a de sur c’est que les datacenter français ne sont pas accessibles aux autres états.

9 – Les accès de tes utilisateurs, tu géreras

Inutile d’envoyer par mail le tableau des dépenses pour l’anniversaire de tante Lucie ! Créez le document et partagez-le en mode public ou bien à des utilisateurs identifiés.

Un document ne sera accessible que si l’on est invité à le consulter ou le modifier, en fonction du droit d’accès qui est donné.

Partage d'un document sur OneDrive

 

Si vous avez choisi une solution qui intègre des logiciels de traitement de texte ou de tableur, c’est vous qui configurez leurs accès aux utilisateurs. Il y a trois grands types de partage :

  • Lecture seule
  • Ajout de commentaires
  • Modification (édition) et re-partage

10 – Un mot de passe sécurisé, tu retiendras

Fini les Jeanne2011! ou lolamartin2, parce qu’avec quelques croisement d’infos le mot de passe peut se décrypter. Pour choisir un mot de passe sécurisé, suivez ces conseils :

  • Créez une suite de lettres, de chiffres et de symboles imprononçables, incluant des majuscules et des minuscules
  • Utilisez un mot de passe unique pour chaque service
  • Changez vos mots de passe régulièrement
  • Activez la validation en deux étapes qui est de plus en plus proposée par les services
  • Utilisez un système de gestion des mots de passe tel que Last Pass

 

Voici pour les quelques bonnes pratiques pour un usage privé. En entreprise, votre vigilance doit être attirée sur :

  • l’optimisation des workflow
  • l’interopérabilité de vos plateformes
  • la possibilité de tester l’outil avant de le déployer
  • l’évaluation des temps de transfert
  • les solutions d’accès hors connexion
  • et surtout l’ouverture de vos employés face au numérique et leur capacité à intégrer le changement

N’hésitez donc pas à faire appel à un spécialiste de la gestion des connaissances qui saura trouver la solution la plus adaptée à vos objectifs d’entreprise et vous guidera pas à pas à travers la mise en place.

Sources :  Mediakwest, greenit, alliancy, numerama, 01net, ComprendreChoisir, Dropbox, Apple, YaCloud.

 


A propos Elsa

Professionnelle de l’information communication spécialisée dans la gestion des connaissances. J’apporte un ensemble de techniques, de méthodes et d’outils visant à améliorer l’efficacité informationnelle de l’entreprise, la gestion du changement et donc l’efficacité au travail. Je concentre mes actions autour de la collaboration pour dynamiser l’organisation apprenante.


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