Comment utiliser Evernote ? 2


Evernote, cahier de notes personnel et/ou collaboratif

Gestion de l'information numérique consultant web dijonCette application est un service dématérialisé multiplateformes qui permet de capturer et partager des documents (articles, notes de textes, images, audio, pages web, etc.). Fini papier et stylos, lorsqu’une idée apparaît, il suffit de rédiger directement une note qui sera stockée dans le cloud. Par la suite on pourra le retrouver sur ordinateurs, smartphones et tablettes ou même hors connexion.

Concept de l’application Evernote

Les raisons de ce succès ? Une gamme de fonctionnalités essentielles à la gestion de l’information individuelle ou collective et adaptée à différents supports multimédias. L’application Evernote, sortie en 2008, comptait plus de 35 millions d’utilisateurs à travers le monde en 2012. Aujourd’hui, elle rencontre un engouement considérable avec plus de 65 millions d’adeptes (chiffres 2014).

Les applications et fonctionnalités natives

Des fonctions facilitent la gestion documentaire de façon nomade tout en pouvant partager le contenu récolté et/ou créé avec d’autres utilisateurs. Parmi elles :

  • la possibilité d’aspirer du contenu
  • d’enregistrer différents médias (photo, vidéo, son)
  • d’être muni d’un système de reconnaissance des caractères .

Selon les préférences et les types de notes, il est possible d’organiser ses documents soit par carnet de note soit par étiquettes, voir dans le menu à gauche dans l’image ci-dessous :

tableau de bord evernote copie

Les carnets

Ils peuvent être comparés à des dossiers composés de différents documents, classés en fonctions d’étiquettes que l’on attribue en fonction de ses intérêts. Pour du travail collaboratif, ces carnets sont partageables à l’ensemble des collaborateurs. En revanche, ce ne sera pas le cas des notes. Par la suite, les collaborateurs peuvent agir directement sur les notes du carnet mais pas sur les carnets en eux-même qui sont sous la responsabilité du créateur.

Les étiquettes

Une spécificité du produit parce qu’elles offrent une possibilité d’indexation. Toutes les étiquettes sont visibles sur le module à gauche de l’écran et permettent de rechercher du contenu en fonction des mots-clés attribués. Néanmoins, cette indexation relève du domaine de la folksonomie (langage libre) et donc s’apparente à des tags. Dans un contexte professionnel, il serait utile de lier un thésaurus à l’application.

Le partage de notes ou de carnets de notes

Sur Facebook, Twitter, LinkedIn, par courriel ou sous forme de lien public vers la note. En revanche, en mode collaboratif tel que nous l’avons testé, seul le propriétaire du carnet de note dispose de cette fonction, les autres ne peuvent que consulter.

partage evernote

Les notifications de rappel

Il est possible de paramétrer une note à une certaine date et heure. Ceci ne crée pas une alerte mais place la note en premier sur l’espace utilisateur. Ce gadget additionnel est une très bonne idée.

rappel evernote copie

L’envoi de notes par email

Chaque utilisateur possède un email Evernote de la forme « usager.abcd@m.evernote.com » permet l’envoi de notes, photos et autres documents directement sur votre compte. Les notes envoyées par email iront immédiatement dans votre carnet de notes par défaut.

Pour les sauvegarder dans un carnet de notes particulier il faut faire précéder @nomducarnet dans l’objet du courriel. Pour préciser les tags associés, il faut inclure #nomdutag dans l’objet du courriel également.

Les Plugins

En plus des fonctionnalités par défaut de l’application, on appréciera les plugins suivants :

Web clipper

Ce bouton à installer dans la barre d’outils du navigateur permet de capturer un contenu web dans une note. On peut également recadrer, éditer la note et ajouter des étiquettes. Grâce à cet outil, la collecte se fait très simplement.

clipper2

Appareil photo pour documents

Evernote photographie des documents et ajoute automatiquement des étiquettes.

appareil photo doc  classement auto

 

Evernote, un leader sur le marché ?

Concurrents principaux d’Evernote, One Note (Microsoft) et Delicious (racheté par Yahoo! en 2005) disposent globalement des mêmes fonctionnalités que l’application. Nous notons des différences, notamment par rapport à OneNote.

OneNote est un programme de prise de note que l’on trouve dans la suite MS Office et également disponible en version web et mobile. Tout comme Evernote, il permet une sauvegarde d’un grand nombre de formats (texte avec liens et couleur, pdf, image, son, et chek list..).

OneNote

  • Plus grande facilité d’utilisation car il intègre la suite Office, Evernote étant un logiciel à part est plus complexe à utiliser.
  • L’organisation des notes est plus précise, elle se divise en : blocs notes > sections > pages > notes
  • Existe seulement en version payante
  • N’existe pas sous Linux (Nixnote pour Evernote)

VS.

Evernote

  • L’organisation des notes est plus flexible, elle se divise en 3 niveaux : pile de carnet de notes>carnets de notes ou étiquettes > notes.
  • Synchronisation sur les différents supports très efficace
  • La recherche est avancée, il est possible de chercher par termes comme son concurrent mais également par dates de modification/création et par tags.
  • Extensions pour les navigateurs (Firefox et Google Chrome). Par exemple Web Clipper qui permet de capturer des page web et d’annoter les captures d’écran.

Ces deux outils, bien que semblables, fonctionnent de manière différente. On peut tout de même dire qu’Evernote conserve sa place de leader mais pour combien de temps ? Microsoft vient de rendre OneNote totalement gratuit et en profite aussi pour sortir une version Mac OS disponible sur le Mac App Store. Même si la gratuité entraîne des limites quant à certaines fonctionnalités comme la sauvegarde des fichiers en local ou l’insertion de son et vidéos, OneNote est toujours dans la course pour dépasser son concurrent.

La coopération et le travail collaboratif dans Evernote

Le principal problème que nous avons retenu pour notre travail collaboratif concernait la modification d’une note partagée. Lors de la modification, les utilisateurs ne sont pas notifiés. De plus, on ne voit pas en direct les mises à jour effectuées (il faut attendre que Evernote les enregistre). Pour visualiser les modifications et leurs auteurs, il faut disposer a minima de la version premium et contrôler les « activités » (menu horizontal).

Il peut donc il y avoir des problèmes de conflits sur une note, lorsque deux utilisateurs travaillent sur la même partie. L’application en free et premium n’enregistrant pas les différentes versions, il y a également une impossibilité de voir précisément ce qui a été modifié.

Sources :

Clubic, Comment ça marche, Presse Citron.

 

Rédaction Elsa Guillermin

Remerciements Oriane Martin, Anaïs Chalaux et Précilia Kassa

 


A propos Elsa

Professionnelle de l’information communication spécialisée dans la gestion des connaissances. J’apporte un ensemble de techniques, de méthodes et d’outils visant à améliorer l’efficacité informationnelle de l’entreprise, la gestion du changement et donc l’efficacité au travail. Je concentre mes actions autour de la collaboration pour dynamiser l’organisation apprenante.


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